Na pressão do dia a dia, a gente não percebe nas empresas como os vários níveis se envolvem simultaneamente nas questões ligadas à gestão.
Enquanto estou escrevendo este artigo, há um profissional da minha equipe correndo para entregar um projeto dentro do prazo, ao mesmo momento um outro está cuidando para que o orçamento não ultrapasse o planejado.
A Gestão de Projetos e Gestão Financeira, são dependentes, uma da outra. Enquanto uma elabora tarefas relacionadas a um conjunto de objetivos, num certo prazo, com as pessoas corretas, e com custos e qualidade garantidos, a outra busca planejar e monitorar os recursos financeiros de forma que o orçamento seja sempre mantido.
É administrando os recursos de forma eficiente e transparente que se atinge os resultados esperados em todos os níveis da empresa. Num artigo publicado em 2011, na HBR (Harvard Business Review), o professor Hamel afirma que gestão é a atividade menos eficiente dentro das empresas. A quantidade de horas gastas para monitorar e supervisionar o trabalho dos outros é muito mais relevante. Segundo ele, podendo representar 1/3 da folha de pagamento. Ou seja, uma quantidade enorme de pessoas encarregadas de saber o que as outras pessoas estão fazendo. Para o professor Hamel as empresas devem estimular a autogestão, dando condições e ferramentas em todos os níveis para que se possa tomar decisão. Por isso a organização das informações e o fluxo de demandas são fundamentais para se garantir a eficiência e produtividade.
Controlando seus processos você tem dados para negociar e embasar custos com seus clientes. Você consegue precificar melhor seus serviços. Se for reduzir custos, você consegue identificar mais facilmente onde estão os gargalos e quais atividades são mais rentáveis.
Para Peter Drucker o tempo é o recurso mais escasso e a única maneira de evitar que ele comprometa sua rentabilidade é gerenciá-lo. Sem controlar o tempo, você não controla os prazos. Sem controlar os prazos, você não controla seus custos. Sem controlar os custos, você não controla sua lucratividade.
A base de um orçamento econômico-financeiro é o planejamento estratégico. Sem um eficiente controle de custos não tem como discutir lucratividade. E sem lucratividade não tem como ser competitivo e conquistar novos mercados.
Para ter um eficiente controle de custos é fundamental ter um gerenciamento transparente dos recursos. E a única maneira de administrar recursos de uma forma transparente é gerenciá-lo de uma maneira correta. Isto tem a ver com analisar e avaliar formas de agilizar processos e rotinas e potencializar a capacidade das equipes, para que as entregas tragam os resultados esperados. E isto só é possível com o alinhamento entre a Gestão Financeira e a Gestão de Projetos.
Por Silvio Soledade, VP da APP e sócio da PlanoGestão Consultoria